۶ مرحله برای اجرای یک جلسه طوفان فکری
یکی از راه‌هایی که تیم‌ها ایده‌ها و راه‌حل‌های خوب تولید می‌کنند، از طریق جلسات طوفان فکری است. این جلسات می‌تواند به تیم‌ها کمک کند تا ایده‌های زیادی داشته باشند و بینش‌های یکدیگر را نسبت به موضوعات مختلف با هم در میان بگذارند. برای اینکه یک جلسه طوفان فکری موثر باشد، یک تیم باید جهت گیری داشته باشد و هدف جلسه را درک کند. در این مقاله به اهمیت طوفان فکری، انواع مختلف آن، و ۶ مرحله برای اجرای یک جلسه طوفان فکری می پردازیم.
جلسه طوفان فکری چیست؟
جلسه طوفان فکری زمانی است که گروهی از افراد برای فکر کردن به ایده‌های جدید و راه حل‌های خلاقانه گرد هم می‌آیند. این افراد را تشویق می‌کند تا با یکدیگر همکاری کنند و از نظرات یکدیگر استفاده کنند. یک جلسه طوفان فکری باید زمانی باشد که هر فردی بتواند در به اشتراک گذاشتن افکار و نظرات خود احساس راحتی کند. هدف از این جلسه این است که همه به دیدگاه‌های جدید دست یابند و به یکدیگر کمک کنند تا ایده‌های خود را به راه حل‌های مفید اصلاح کنند.
چرا طوفان فکری مهم است؟
بسیاری از تیم‌ها می‌توانند از یک جلسه طوفان فکری بهره مند شوند. طوفان فکری به دلایل زیر مهم است:
دیدگاه‌های جدید: یک جلسه طوفان فکری به تیم کمک می‌کند تا یک کار یا مشکل را از منظرهای مختلف بررسی کند. این می‌تواند به یک تیم کمک کند تا اطمینان حاصل کند که تمام عوامل یک پروژه را در نظر می‌گیرد و چیزی را نادیده نمی‌گیرد.
ایده‌های بیشتر: جلسات طوفان فکری همه را تشویق می‌کند تا ایده‌های خود را به اشتراک بگذارند، حتی اگر به کمی کار نیاز داشته باشند. تعداد بیشتر ایده‌ها به تیم‌ها گزینه‌های بیشتری برای انتخاب و سپس توسعه بیشتر می‌دهد.
پیوند تیمی: کارمندان می‌توانند فرصتی برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد یکدیگر و فرآیندهای فکری خود داشته باشند. جنبه اجتماعی یک جلسه طوفان فکری می‌تواند به همه کمک کند تا نسبت به پروژه و موفقیت تیمشان تعهد بیشتری داشته باشند.
انواع طوفان فکری
انواع مختلفی از تکنیک‌های طوفان فکری وجود دارد. در اینجا چند مورد رایج وجود دارد که تیم شما می‌تواند امتحان کند:
ذهن نویسی: پس از یادگیری هدف جلسه، هر یک از اعضای تیم به طور جداگانه ایده‌های خود را یادداشت می‌کنند. این به افراد فرصت می‌دهد تا به ایده‌های اصلی خود فکر کنند.
طوفان فکری آنلاین: این نوع طوفان فکری برای تیم‌هایی که از راه دور کار می‌کنند مفید است. تیم‌ها یک مکان مرکزی آنلاین مانند Google Docs یا تماس ویدیویی را برای انجام طوفان فکری خود انتخاب می‌کنند.
طوفان فکری با نقش آفرینی: این نوع خلاقانه‌تری از طوفان فکری است، زیرا تیم یک چهره را انتخاب می‌کند و به این فکر می‌کند که چگونه موقعیت را اداره کند. به عنوان مثال، تیم شما می‌تواند رئیس شما را به عنوان شخصیت اصلی انتخاب کند و از دیدگاه خود به ایده‌ها فکر کند.
طوفان فکری دوره‌ای: تیم شما یک دایره تشکیل می‌دهد و سپس هر فرد فرصتی دارد تا ایده‌های خود را همانطور که دیگران گوش می‌دهند به اشتراک بگذارد. این به همه فرصت مناسبی برای صحبت و مشارکت در جلسه می‌دهد.
طوفان فکری ستاره‌ای: به جای به اشتراک گذاشتن ایده‌ها، همه تا حد امکان در مورد موضوع جلسه سوالاتی را مطرح می‌کنند. این تضمین می‌کند که گروه قبل از صرف وقت برای اشتراک‌گذاری ایده‌ها، به تمام بخش‌های پروژه می‌پردازند.” در این شیوه ستاره‌ای ۶ گوش را در نظر می‌گیریم، در مرکز آن هدف یا چالش را قرار داده و در گوشه‌ها سوالاتی مانند چرا، چگونه، چه کسی، چه زمانی و … را اختصاص می‌دهیم. در نهایت با مطرح کردن این سوالات و گفتگو به پاسخ مناسب می‌رسیم. “
تکنیک Stepladder: با استفاده از این تکنیک، شرکت کنندگان تشویق می‌شوند تا ایده‌های خود را بدون تأثیر دیگران به اشتراک بگذارند. بعد از به اشتراک گذاشتن یک موضوع، همه اتاق را ترک می‌کنند. سپس هر یک از اعضا را یکی یکی به اتاق اضافه می‌کنید. هر عضو جدید که وارد اتاق می‌شود، ابتدا ایده‌های خود را با افراد حاضر در اتاق به اشتراک می‌گذارد.
ایده پردازی سریع: این زمانی است که جلسات طوفان فکری را به مدت زمان کوتاهی محدود می‌کنید. پس از یادگیری در مورد موضوع، اعضای تیم تا حد امکان ایده‌ها را یادداشت می‌کنند.
نحوه اجرای یک جلسه طوفان فکری
برای اجرای یک جلسه طوفان فکری موثر مراحل زیر را دنبال کنید:
۱٫تصمیم بگیرید که چه کسی را دعوت کنید
هنگام انتخاب افرادی که باید در یک جلسه طوفان فکری شرکت کنند، مشخص کنید چه کسی در پروژه یا مشکلی که در حال بحث آن هستید، نقشی اساسی دارد. شما فقط چند نفر را می‌خواهید تا فرصت برای به اشتراک گذاشتن ایده‌های خود داشته باشند. افرادی را انتخاب کنید که دارای مجموعه‌ای متفاوت از مهارت‌ها و فرآیندهای فکری هستند.
۲٫از اعضای گروه بخواهید که آماده شوند
قبل از جلسه طوفان فکری، هدف جلسه را با همه شرکت کنندگان در میان بگذارید. مطمئن شوید که اهداف این جلسه طوفان فکری تا حد امکان واضح است.
از تیم خود بخواهید تا قبل از جلسه، یک جلسه طوفان فکری فردی داشته باشند. به این ترتیب همه با ایده‌های اولیه آماده می‌شوند و این می‌تواند به پربارتر شدن جلسه کمک کند. به شرکت کنندگان اجازه دهید بدانند که همه ایده‌های آن‌ها نیازی به شکل‌گیری کامل ندارد و فقط مهم است که کمی وقت خود را صرف فکر کردن در مورد هدف جلسه کنند.
۳٫یک فضای ملاقات راحت ایجاد کنید
اطمینان حاصل کنید که اتاق جلسه تمام منابع، ابزارها و فناوری لازم برای داشتن یک جلسه طوفان فکری موفق را دارد. با اطمینان از سیستم روشنایی اتاق به اعضای تیم خود کمک کنید. همچنین می‌توانید بطری‌های آب و نوشیدنی‌های سبک داشته باشید، تا به تیم خود کمک کنید تمرکز خود را حفظ کنند.
۴٫برخی از قوانین اساسی را تعیین کنید
برخی از افراد در جلسات طوفان فکری احساس راحتی می‌کنند، در حالی که برخی دیگر ممکن است برای به اشتراک گذاشتن ایده‌های خود به تشویق بیشتری نیاز داشته باشند. برای ایجاد محیطی که در آن همه احساس آزادی بیان کنند، قوانین اولیه را تنظیم کنید. در اینجا چند قانون طوفان فکری وجود دارد که باید رعایت کنید:
- جلسه را عاری از قضاوت نگه دارید.
- به دیگران فرصت صحبت بدهید.
- تا حد امکان به ایده‌های بیشتری فکر کنید.
- همه ایده‌ها پتانسیل دارند.
- ایده‌های یکدیگر را بپذیرید و بسازید.
- ایده‌هایی را که ممکن است به نفع تیم نباشد، تغییر مسیر دهید.
۵٫بحث را هدایت کنید
یکی دیگر از ۶ مرحله برای اجرای یک جلسه طوفان فکری، هدایت بحث است. در طول جلسه، ممکن است لازم باشد تیم خود را به هدف جلسه هدایت کنید. اجازه دهید آن‌ها ایده‌های خلاقانه‌ای ارائه دهند، اما مطمئن شوید که آن‌ها با اهدافی که در ذهن دارند، طوفان فکری می‌کنند. اگر متوجه شدید که یک نفر می‌تواند نظرات بیشتری ارائه دهد، از او بپرسید که آیا نظری دارد یا خیر. اعضای تیم ساکت‌تر ممکن است به تشویق بیشتری برای صحبت کردن نیاز داشته باشند.
۶٫همه چیز را بنویسید
در طول جلسات طوفان فکری، داشتن یک لپ تاپ، نوت بوک یا تخته سفید در نزدیکی شما مفید است. هر فکر و ایده‌ای که اعضای تیم به اشتراک می‌گذارند را یادداشت کنید. ممکن است متوجه شوید که یک ایده اولیه به طور کامل به چیز دیگری تبدیل شده است، بنابراین به یاد آوردن چیزی که در ابتدا بحث را با آن شروع کرده‌اید، مفید است. در پایان جلسه، می‌توانید به همه ایده‌ها نگاه کنید و مشخص کنید که کدام یک از آن‌ها مفید و واقع بینانه هستند. به طور مثال اگر شما در حوزه هدایای تبلیغاتی فعالیت داشته باشید، با استفاده از این نکات می‌توانید نتیجه بهتری برای تولید هدیه تبلیغاتی کاربردی و زیبا بیابید
نکاتی برای یک جلسه طوفان فکری بهتر
این نکات را برای بهبود جلسات طوفان فکری خود دنبال کنید:
- از افراد با زمینه‌های مختلف دعوت کنید. گروه متنوعی از افراد ممکن است مجموعه مهارت‌ها و تجربیات متفاوتی داشته باشند. این برای به دست آوردن دیدگاه‌ها و بینش‌های جدید مفید است. خوب است که به یک مشکل از زوایای مختلف نگاه کنید تا ایده‌های بدیع‌تر و خلاقانه‌تری پیدا کنید.
- تمرکز خود را در طول جلسه تغییر دهید. اگرچه در نظر گرفتن هر ایده مهم است، اما صرف وقت برای بحث درباره ایده‌های دیگر نیز بسیار مهم است. به این ترتیب تیم شما می‌تواند گزینه‌های بیشتری را بررسی کند و از جلسه بیشتر بهره ببرد.
- محدودیت‌های خود را شناسایی کنید. اکثر پروژه‌ها دارای بودجه و منابع محدود هستند. با آگاه کردن آن‌ها از این محدودیت‌ها، همه را برای جلسه آماده کنید. به این ترتیب همه شما می‌توانید بر روی ایده‌هایی تمرکز کنید که واقعا قابل اجرا هستند.
- به یاد داشته باشید که سکوت می‌تواند مفید باشد. ممکن است در طول جلسه زمان‌هایی وجود داشته باشد که همه ساکت شوند. این معمولاً به این معنی است که آن‌ها به ایده‌های اضافی فکر می‌کنند یا در حال حل مشکل هستند. در این مواقع به همه فرصت دهید در سکوت فکر کنند.
- قبل و بعد از جلسه، به شرکت کنندگان فرصت دهید تا ایده‌های خود را به صورت ناشناس ارسال کنند. این افرادی را تشویق می‌کند که، ممکن است به اشتراک گذاشتن ایده‌های خاص در مقابل گروه برای آن‌ها چالش برانگیز باشد، تا همچنان در آن شرکت کنند. برخی از افراد ممکن است ترجیح دهند به جای به اشتراک گذاشتن حضوری، ایده‌های خود را بنویسند.
در آخر
در بالا به ۶ مرحله برای اجرای یک جلسه طوفان فکری موثر، اشاره کردیم. طوفان فکری به بالارفتن بازدهی افراد و ذهنی بازتر و خلاق‌تر منجر می‌شود. علاوه بر این، توجه به افکار و ایده افراد در یک مجموعه می‌تواند به عملکرد بهتر آن مجموعه و رشد گروهی اعضای آن منجر شود.
